Jak przygotować dostępny arkusz Excela do publikacji w BIP - wymogi i instrukcja dla urzędów

Wymogi prawne - co mówią przepisy

Podstawą jest ustawa z 4 kwietnia 2019 r. o dostępności cyfrowej stron internetowych i aplikacji mobilnych podmiotów publicznych, wdrażająca unijną dyrektywę 2016/2102. Ustawa wymaga zgodności z wytycznymi WCAG 2.1 na poziomie AA, a jej wymagania pokrywają się z odpowiednimi punktami normy EN 301 549.

Dla urzędów kluczowe jest tzw. minimum dostępności. Niezależnie od stanu całego serwisu obowiązkowo dostępne muszą być m.in. strona podmiotowa BIP, podstawowe elementy strony, formularze kontaktowe oraz dokumenty urzędowe. Arkusz umieszczony w BIP jest częścią treści tego serwisu - rejestr umów czy zestawienie udzielonych dotacji nie może więc być „wyjęte" spod wymagań tylko dlatego, że jest załącznikiem, a nie tekstem na stronie.

Dwie konsekwencje, o których warto pamiętać:

• Jeśli pliku nie da się uczynić dostępnym, podmiot ma obowiązek udostępnić tę treść w inny, dostępny sposób i opisać ograniczenie w deklaracji dostępności. Powołanie się na nadmierne koszty nie zwalnia z zapewnienia maksymalnie możliwej dostępności.
• Uporczywe i nieuzasadnione łamanie zasad może skutkować karą pieniężną nakładaną przez Ministra Cyfryzacji. Wcześniej zwykle pojawia się wniosek osoby, która nie mogła skorzystać z treści - a urząd musi go rozpatrzyć.

Szersze omówienie przepisów znajdziesz w artykule Dostępność cyfrowa dokumentów w pracy urzędnika. Poniżej skupiam się na tym, co konkretnie zrobić w Excelu.

Jak arkusz „czyta" czytnik ekranu

Żeby zrozumieć wymagania, warto wiedzieć, jak z arkusza korzysta osoba niewidoma. Czytnik ekranu (np. NVDA lub JAWS) nie widzi tabeli jako całości - odczytuje pojedyncze komórki: adres, zawartość, a jeśli tabela ma poprawnie oznaczony nagłówek, także nazwę kolumny. Użytkownik porusza się strzałkami, komórka po komórce.

Z tego wynikają trzy zasady, z których bierze się większość wymagań:

• Liczy się kolejność i struktura, nie wygląd. Pusty wiersz odstępu to dla czytnika „puste, puste, puste" - sygnał, że dane się skończyły.
• Kolor nie jest informacją. Zielone tło komórki „zrealizowane" zostanie odczytane jako sama wartość, bez znaczenia koloru.
• Kontekst musi być w komórkach. Wartość „125 000" bez powiązanego nagłówka nie mówi, czy to kwota umowy, dotacja czy powierzchnia działki.

Najczęstsze błędy w plikach publikowanych przez urzędy

Przykład: rejestr umów przed i po

Poniżej fragment typowego rejestru umów w wersji „tradycyjnej" - czytelnej dla oka, ale nie dla czytnika ekranu:

Ten sam rejestr po przygotowaniu zgodnie z zasadami dostępności:

Zwróć uwagę, że wersja „po" jest też po prostu lepszym arkuszem roboczym: da się ją sortować, filtrować, przenieść do tabeli przestawnej czy wczytać w Power Query. Dostępność i porządek danych to w Excelu w dużej mierze to samo.

Instrukcja krok po kroku

Sprawdzanie ułatwień dostępu

Excel ma wbudowane narzędzie kontrolne: Recenzja → Sprawdź ułatwienia dostępu. Po prawej stronie pojawia się panel z wynikami podzielonymi na błędy, ostrzeżenia i wskazówki. Kliknięcie pozycji przenosi do problematycznego miejsca i podpowiada sposób naprawy.

Publikacja w BIP - o czym pamiętać

• Opisz link do pliku. Zamiast „pobierz" lub „załącznik" użyj nazwy wskazującej treść, format i rozmiar: Rejestr umów zawartych w 2026 r. (XLSX, 38 KB).
• Podaj najważniejsze informacje także w treści strony. Krótki opis zawartości pliku, okres, którego dotyczy, i datę aktualizacji ułatwia korzystanie wszystkim odbiorcom.
• Nie publikuj skanów tabel. Wydrukowana i zeskanowana tabela to obraz - nie da się jej odczytać ani przetworzyć.
• Rozważ dodatkowy plik CSV. Przy danych, które mogą być ponownie wykorzystywane, format odczytywalny maszynowo jest dobrą praktyką z punktu widzenia otwartości danych publicznych.
• Nie zabezpieczaj pliku hasłem do otwarcia. Ochrona przed edycją jest dopuszczalna, ale plik musi dać się otworzyć i odczytać bez dodatkowych kroków.

Jeśli publikujesz ten sam materiał również jako dokument, zasady przygotowania dostępnych plików Word i PDF opisałem w artykule Jak zrobić dostępny dokument PDF i Word.

Lista kontrolna przed publikacją

Podsumowanie

Dostępny arkusz nie wymaga specjalistycznego oprogramowania ani wiedzy informatycznej - wymaga porzucenia kilku nawyków: scalania komórek, pustych wierszy „dla przejrzystości" i przekazywania informacji kolorem. Wszystkie opisane zmiany mieszczą się w standardowych funkcjach Excela, a ich efekt jest podwójny: plik spełnia wymogi ustawy o dostępności cyfrowej i jednocześnie staje się lepszym, uporządkowanym źródłem danych dla każdego, kto będzie z niego korzystał - także dla samego urzędu.

Najczęściej zadawane pytania