W skrócie
- Publiczny ChatGPT (chat.openai.com) — nie wolno wklejać danych osobowych obywateli, informacji niejawnych ani danych wrażliwych.
- Microsoft Copilot 365 — bezpieczny w administracji publicznej, dane pozostają w obrębie Twojego tenanta Microsoft 365.
- AI Act — nowe unijne rozporządzenie nakłada dodatkowe obowiązki na urzędy używające AI do oceny i klasyfikacji osób.
- Kluczowa zasada: zanonimizuj dane zanim użyjesz AI — usuń imiona, PESEL, adresy i numery spraw.
Pracownicy administracji publicznej coraz częściej sięgają po narzędzia AI — i dobrze. ChatGPT potrafi skrócić czas redagowania pisma z 30 minut do 5, streszczenie długiego dokumentu z godziny do minuty. Problem pojawia się gdy urzędnik nie zastanawia się co wkleja do narzędzia i dokąd te dane trafiają.
Na szkoleniach AI dla urzędów które prowadzę od kilku lat obserwuję ten sam wzorzec: entuzjazm i chęć do korzystania z AI jest ogromna, ale świadomość zasad bezpieczeństwa jest bardzo niska. Ten artykuł ma to zmienić.
Dlaczego publiczny ChatGPT i RODO się gryzą
Kiedy wklejasz tekst do chat.openai.com, ten tekst trafia na serwery OpenAI w Stanach Zjednoczonych. OpenAI przetwarza te dane — domyślnie może ich używać do trenowania modeli (choć możesz to wyłączyć w ustawieniach). Jeśli w tym tekście są dane osobowe obywatela — imię, nazwisko, adres, PESEL, numer sprawy — to te dane wyszły poza organizację i znalazły się u zewnętrznego podmiotu.
RODO (art. 28) mówi jasno: jeśli urząd przekazuje dane osobowe podmiotowi zewnętrznemu, musi z nim podpisać umowę powierzenia przetwarzania danych. OpenAI nie podpisuje takich umów z każdym użytkownikiem bezpłatnego planu. Oznacza to, że przetwarzanie danych osobowych przez publiczny ChatGPT jest co do zasady niezgodne z RODO.
🚨 Czego absolutnie NIE wolno wklejać do publicznego ChatGPT
- Imion, nazwisk, adresów i numerów PESEL obywateli
- Treści wniosków, decyzji i pism z danymi stron
- Informacji objętych tajemnicą służbową lub skarbową
- Danych medycznych i socjalnych (OPS, szpitale)
- Numerów spraw i sygnatur sądowych z danymi stron
Jakie narzędzia AI są bezpieczne dla urzędów?
Microsoft Copilot 365 — najlepszy wybór dla administracji
Jeśli Twój urząd korzysta z Microsoft 365 (Outlook, Teams, Word, Excel), masz już dostęp do bezpiecznego środowiska AI. Microsoft Copilot 365 działa w obrębie Twojego tenanta organizacji — dane nie opuszczają infrastruktury Microsoft 365 Twojego urzędu i nie są używane do trenowania modeli. Microsoft podpisuje umowę DPA (Data Processing Agreement) jako część umowy Microsoft 365, spełniając tym samym wymogi RODO.
✅ Copilot 365 jest bezpieczny do pracy z dokumentami urzędu
Możesz w nim streszczać maile, redagować pisma, analizować dokumenty Word i tabele Excel z prawdziwymi danymi — dane pozostają w Twoim środowisku Microsoft 365.
ChatGPT Enterprise i Teams — bezpieczny, ale drogi
OpenAI oferuje wersje ChatGPT Enterprise i ChatGPT dla Teams, w których OpenAI nie trenuje modeli na danych użytkownika i podpisuje umowę DPA. Te wersje są dopuszczalne dla administracji publicznej, ale wiążą się z kosztami subskrypcji (od 25-30 USD/użytkownik/miesiąc). Dla małych urzędów Copilot 365 jest zwykle bardziej opłacalny.
Publiczny ChatGPT z anonimizacją — kompromis
Jeśli urząd nie ma Copilot 365 ani ChatGPT Enterprise, a pracownicy i tak chcą korzystać z AI, najważniejsza zasada to: zanonimizuj dane zanim cokolwiek wkleisz. Zamień imiona i nazwiska na "Jan K.", usuń PESEL, adresy i numery spraw, zastąp konkretne liczby przybliżonymi wartościami. Po anonimizacji dokument staje się tekstem opisującym sytuację, a nie konkretną osobę — i może być bezpiecznie przetwarzany przez narzędzie AI.
| Narzędzie | Dane osobowe? | Umowa DPA? | Ocena dla urzędów |
|---|---|---|---|
| Microsoft Copilot 365 | Tak (w M365) | Tak (umowa M365) | ✅ Zalecany |
| ChatGPT Enterprise | Tak | Tak (płatna umowa) | ✅ Dopuszczalny |
| ChatGPT Free/Plus z anonimizacją | Nie (po anonimizacji) | Nie | ⚠️ Warunkowy |
| Publiczny ChatGPT z danymi osobowymi | Tak | Nie | ❌ Niedopuszczalny |
AI Act — co zmienia dla polskich urzędów?
Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2024/1689 — tzw. AI Act — weszło w życie w sierpniu 2024 roku i jest stopniowo wdrażane. Dla administracji publicznej najważniejszy jest jego podział systemów AI na kategorie ryzyka.
Systemy wysokiego ryzyka to m.in. systemy AI używane przez organy publiczne do oceny osób: scoring kredytowy, kwalifikowanie do świadczeń socjalnych, ocena ryzyka recydywy, profilowanie. Takie systemy podlegają szczególnym wymaganiom: obowiązkowej ocenie wpływu na prawa podstawowe, nadzorowi ludzkiemu (człowiek musi zatwierdzać decyzję AI), przejrzystości wobec osoby, której dotyczy decyzja.
Typowe codzienne zastosowania AI w urzędach — redagowanie pism, streszczanie dokumentów, przygotowywanie odpowiedzi na maile — nie są systemami wysokiego ryzyka i nie wymagają dodatkowych procedur. Ale już system AI który sugeruje urzędnikowi komu przyznać zasiłek — tak.
Co wolno i co warto robić z AI w urzędzie?
Oto konkretna lista zadań, przy których AI realnie skraca czas pracy urzędnika bez naruszania RODO:
- Redagowanie pism szablonowych — "napisz pismo odmowne w sprawie wniosku o dostęp do informacji publicznej, powołując się na art. 5 ust. 1 ustawy o dostępie do informacji publicznej"
- Streszczanie długich dokumentów po anonimizacji — usuń dane osobowe, wklej tekst, poproś o 5-zdaniowe streszczenie
- Pomoc w formułowaniu odpowiedzi na trudne pisma — "zredaguj odpowiedź na skargę obywatela dotyczącą długiego czasu oczekiwania, zachowując formalny ton urzędowy"
- Tworzenie szablonów i checklist — procedury, instrukcje wewnętrzne, listy kontrolne
- Przygotowanie na szkolenia i prezentacje — konspekty, slajdy, scenariusze szkoleń wewnętrznych
- Analiza anonimowych danych statystycznych w Excelu z Copilot — bezpiecznie, dane w M365
💡 Złota zasada anonimizacji
Przed wklejeniem jakiegokolwiek dokumentu do AI zadaj sobie pytanie: "Czy z tego tekstu można zidentyfikować konkretną osobę?" Jeśli tak — zanonimizuj. Jeśli nie — możesz użyć dowolnego narzędzia AI.
Najczęściej zadawane pytania
Czy urzędnik może używać ChatGPT do pracy?
Tak, ale pod warunkiem że nie wkleja do niego danych osobowych ani informacji chronionych. Publiczna wersja ChatGPT jest bezpieczna do zadań niewymagających danych osobowych: redagowanie pism szablonowych, streszczanie po anonimizacji, generowanie pomysłów. Do pracy z prawdziwymi dokumentami zawierającymi dane osobowe zalecany jest Microsoft Copilot 365.
Jakie narzędzia AI są bezpieczne dla urzędów?
Najbezpieczniejszym wyborem jest Microsoft Copilot 365 — dane pozostają w obrębie Microsoft 365 tenanta organizacji. ChatGPT Enterprise z umową DPA jest też dopuszczalny. Publiczna wersja ChatGPT i Gemini bez umowy DPA — nie do przetwarzania danych osobowych.
Co to jest AI Act i czy dotyczy polskich urzędów?
AI Act (rozporządzenie UE 2024/1689) dotyczy wszystkich podmiotów stosujących AI w UE, w tym polskich urzędów. Systemy AI używane przez organy publiczne do oceny osób są klasyfikowane jako wysokiego ryzyka i podlegają szczególnym wymogom. Codzienne zastosowania (redagowanie pism, streszczanie) nie są systemami wysokiego ryzyka.